Системы онлайн-записи — возможности, выбор, использование

Система онлайн-записи клиентов – это возможность разгрузить администратора, а для клиентов сделать этот процесс простым и понятным. Разбираемся во всех преимуществах онлайн-записи, выясняем, как они работают и как их внедрить.

Что такое система записи

Запись может проводиться через:

• социальные сети – сообщества, паблики, аккаунты;
• сайт салона – специальная форма для заполнения;
• карточку организации на Яндекс и Google картах;
• мессенджеры – Viber, WatsApp, Telegram.

Для того чтобы система онлайн-записи работала через указанные выше ресурсы, она должна интегрироваться с ними. Интеграция – это синхронизация данных между системой онлайн-записи и местом ввода информации – сайтом, соц.сетью, мессендежром.

Наличие конкретных интеграций разработчик системы записи пишет в описании к продукту. Так, например, Bootforms синхронизируется с Яндекс.Картами, социальными сетями и сайтами компаний.

Выше уже упоминалось, что система записи может быть простой формой или полноценной CRM для автоматизации бизнеса. Таким образом выделяется 2 типа систем записи:

• автономные – простые формы для записи, которые могут только принимать заявки клиентов;
• мультифункциональные – в одной программе сочетается и система онлайн-записи, и CRM.

Как работают системы онлайн-записи:

1. Регистрируешься на сайте разработчика, получаешь доступ в личный кабинет и код;
2. Вставляешь код в социальные сети, бота или на сайт;
3. Клиент оставляет заявку, которая передается в личный кабинет на сайте разработчика или в CRM-систему.

Некоторые системы записи дополнительно присылают уведомление на телефон или электронную почту. Это позволяет не заходить в личный кабинет.

Преимущества применения

Первое, что приходит в голову, когда слышишь этот вопрос – онлайн-запись дает удобство для клиента. Кому-то позволяет сэкономить время и записаться, например, в транспорте, когда говорить по телефону не комфортно. Кто-то испытывает дискомфорт от разговора с администратором и предпочитает оставить заявку онлайн. Но это только один очевидный плюс от использования систем онлайн-записи.

И еще как минимум 5 веских аргументов:

1. Удержание клиентов. Вариант первый – клиент не дозвонился. Конечно, если это лояльный клиент, вероятно, он перезвонит позже, а если нет – запишется туда, где возьмут трубку и не нужно висеть на второй линии. Вторая распространенная ситуация – человек будет откладывать запись на обеденный перерыв, вечер, а в итоге забудет, забегается, отвлечется. С онлайн-записью все легко – клиент записывается в тот момент, когда захотел пойти на процедуру;
2. Экономия времени на поиске нужного номера. С вероятностью в 90%, клиенты не хранят номер ресепшен в телефонной книге смартфона, а значит – прежде чем записаться, нужно найти номер. Мозг человека устроен таким образом, что при возникновении малейших заминок и трудностей пропадает желание что-то делать. С онлайн-записью, опять же, все элементарно – захотел, записался;
3. Привлечение молодых клиентов. Молодые люди сейчас все делают через смартфон – заказывают продуты, покупают одежду, общаются и высоко ценят организации, которые предоставляют услугу «онлайн». Поверь, если бы и стрижку получалось сделать в сети, молодые клиенты бы так и делали;
4. Свободу для администратора. Свободу для другой работы, разумеется. Если хотя бы 30% записей будет производиться онлайн, у администратора появится время на решение других задач – уделить внимание пришедшим клиентам, вести аккаунт в социальных сетях;
5. И главное – автоматизация рабочего процесса. Ты отказываешься от блокнотов, ежедневников и таблицы в Excel. А еще собираешь вместе все заявки, которые будут выводиться в наглядном и понятном формате.

Функции и возможности

Представленный ниже список функций – это обобщенные возможности систем записи, то есть, что они могут делать в принципе. Конкретный набор характеристик зависит от разработчика системы и его ориентировании на бизнес клиента.

Ориентирование на бизнес – это настройка системы под потребности пользователя с учетом его пожеланий и специфики бизнеса. Корректировки в шаблонный вариант системы для записи вносят далеко не все разработчики – это процедура затратная и сложная.

1. Встраивание кнопки онлайн-записи практически на любой интернет ресурс: Вконтакте, Фейсбук, Инстаграм, Телеграм, WatsApp или сайт компании;
2. Размещение кнопки записи на картах – Google, Яндекс и 2Gis;
3. Кастомизация – настройка формы под фирменный стиль компании пользователя. Есть не у всех разработчиков, но многие предлагают добавить логотип, фото мастеров, собственные поля;
4. Подтверждение заявки SMS-кодом. После составления заявки на запись, клиент вводит высланный код, чтобы подтвердить, что запись реальна. Это защищает от пользователей Интернета, которым просто нечем заняться;
5. Напоминание клиенту о приближающемся визите в салон красоты;
6. Интеграция с CRM-системами – это актуально для автономных онлайн-форм;
7. Запись в любое время суток без привлечения сотрудников салона. Достигается благодаря синхронизации с календарем или графиком работы мастеров, составленным в CRM;
8. Мобильное приложение для клиентов – записаться можно через приложение, а напоминание получать в виде всплывающего уведомления;
9. Составление статистики и отчетов для анализа востребованности услуги или мастера;
10. Прием предоплаты или полной оплаты за посещение.

Советы по настройке внешнего вида формы

Чтобы система онлайн-записи была инструментом не только для упрощения работы, но и для продвижения, важно правильно составить форму и максимально учесть удобство клиента.

• кастомизируй форму. Сделай ее уникальной и индивидуальной, изменив цвета на фирменные, добавив небольшой логотип. Она не должна затеряться в памяти клиента среди сотен других однотипных форм;
• раздели услуги по полу, если это предусмотрено системой записи. У Sonline, например, есть возможность разделить услуги на мужские, женские и унисекс, что позволяет клиенту не листать все 150 процедур, перемешанных в списке, а выбирать только из тех, которые потенциально ему подходят;
• не выводи в форму все услуги. Это касается процедур, которые обычно не выполняются отдельно – снятие лака, демакияж. Конечно, исключения бывают, поэтому проанализируй, как часто к тебе приходят только снять старое покрытие. Если это 2 человека в месяц – не засоряй форму записи;
• добавляй фотографии мастеров. Клиенты редко помнят имя, а уже тем более фамилию своего мастера, зато прекрасно определяют его внешне. Фотографии помогут клиенту записаться к нужному специалисту;
• не забудь про функцию «Любой мастер», опять же, если это предусматривает система записи. Если посетителю без разницы, к кому идти, можно направить его к сотруднику с меньшей загруженностью;
• установи напоминания о предстоящей процедуре. Да, это может повлечь расходы – функция отправки SMS платная, но при этом ты избежишь ситуаций когда «записался, забыл и не пришел». И, конечно, покажешь людям, что ты помнишь о них;
• придерживайся принципов UX-дизайна.

Давай рассмотрим UX-дизайн подробнее, чтобы разобраться, о чем идет речь.

Главная задача системы онлайн-записи – предлагать клиенту услугу из каталога и записывать. Нужно не удивить клиента, а сделать процесс максимально простым и удобным – в этом помогают принципы UX-дизайна.

Вот несколько советов, как сделать форму удобной:

• не отвлекай людей. Не нужно, чтобы в процессе записи на весь экран появлялся призыв подписаться на соц.сети или поставить оценку на Яндексе. Чем проще будет процедура записи и чем меньше действий придется выполнить, тем лучше;
• указывай время, которое займет услуга. Проинформируй клиента, что маникюр с покрытием длится 1,5 часа – это позволит спланировать день;
• укажи запасные контакты, то есть номер телефона или ссылку на мессенджер. Если у клиента возникают вопросы – он должен знать, куда обращаться;
• ориентируйся на человеческий фактор. Дополнительные функции, вроде «молчаливый мастер», как в салоне Лены Лениной – это и интересная фишка, и ориентация на потребности клиента;
• не забудь о функции отмены или переноса записи, желательно, без звонка в салон.

К сожалению, не все разработчики онлайн-форм готовы предоставить пользователям инструменты для соответствия данным советам. Крупные сети клиник и салонов даже нанимают программистов и дизайнеров, чтобы разработать собственную систему онлайн-записи. Но у этого приема есть два существенных минуса – это долго и дорого. Поэтому наша задача, найти готовую систему онлайн-записи, которая позволит максимально настроить форму под требования клиента. Несколько примеров мы привели в конце статьи – обязательно посмотри.

Пример настройки системы онлайн-записи

Начнем с того, что процесс настройки может отличаться в зависимости от разработчика. Наша задача в этой главе показать, как вообще работает система онлайн-записи.

Рассмотрим настройки на примере сервиса Sonline. Sonline — это многофункциональный сервис для автоматизации работы в салоне красоты. Помимо системы онлайн-записи, внутри Sonline можно вести учет финансов, базу клиентов, склад, зарплаты. По сути, данный сервис является полноценной CRM с функцией онлайн записи.

Давай посмотрим, как это работает:

1. Регистрация на сайте простая – заполни название организации, свое имя, номер телефона и почту. После регистрации система предложит выбрать режим работы и место нахождения. Пока ты вносишь информацию, на почту приходит письмо с логином и паролем для входа.
2. На первой же странице нам сообщают, что сегодня никто не работает – оно и понятно, необходимо настроить графики работы мастеров. Сразу отметим, что это практично – открываешь личный кабинет и сразу видишь записи. Не лишний и календарь слева – опять же, легко перемещаться между числами.
3. Чтобы добавить сотрудника, перейди в раздел «Персонал» — «Сотрудники» и нажми кнопку «Добавить сотрудника». После создания откроется его карточка, где вносятся данные – день рождения, телефон, почта и описание – оно будет отображаться в форме. В карточке есть календарь, где отображаются записи мастера.

Процедура внесения информации не сложная, так как у сервиса понятный интерфейс. Кроме того, на почту высылается информация о первых шагах с инструкцией – как заполнить прайс, добавить сотрудников.

Подробнее остановимся на добавлении формы записи на сайт.

У Sonline этот процесс выглядит так:

1. Переходим в настройки – иконка в правом верхнем углу и ищем вкладку «Виджеты»; В этой вкладке настраивается общая информация – запрашивать ли согласие на условия соглашения, показывать ли предпросмотр записи, а также выбираются цвета виджета формы.Также можно добавить сообщение, которое увидит клиент после записи и информацию об акциях и бонусах.В самом конце страницы «Виджеты» есть ссылка на форму – она нам и нужна.
2. Ссылку скопируй и войди в настройки своего сайта. Наш сайт разработан на платформе Tilda – как создать сайт на Тильде я рассказывала в отдельной статье – если интересно, посмотри, там есть подробная инструкция со скриншотами. Выбери кнопку, при нажатии на которую клиент попадет в форму записи.
3. В настройках кнопки найди поле, куда вставляется ссылка для перенаправления пользователя – у нас это поле называется «Ссылка для кнопки», и вставь туда скопированный с Sonline адрес. Теперь, при нажатии кнопки «Записаться» в браузере клиента появляется окно с формой для записи. Он выбирает услугу, мастера, дату и время.
4. После того, как заявка отправлена в личном кабинете Sonline появляется мигающее уведомление на то число, на которое оставлена заявка.
5. После нажатия отрывается день с новой записью. Чтобы исключить случайное открытие и упущение из вида новой графы в календаре, система просит подтвердить, что ты увидела запись.

Дальше запись подтверждается, переносится или удаляется – в зависимости от ситуации.

Еще одна любопытная фишка – прерывание бронирования. Когда клиент закрывает форму и не записывается, у него появляется такое окно:

Это один из вариантов адаптации совета по UX-дизайну – запасной контакт для связи.

Весь принцип установки формы записи на сайт – скопировать и вставить код в нужный раздел сайта. Если интересно, как связать форму с другими сервисами – социальными сетями или мессенджерами – напиши в комментариях, и я сделаю инструкцию с примерами.

Как выбрать систему онлайн-записи

Оценивай будущую онлайн-записи с точки зрения:

• удобства. Система онлайн-записи – это инструмент, которым предстоит пользоваться каждый день, поэтому интерфейс нужен не сложный и понятный, с логичным разделением меню. Важно и оформление – цвета, расположение нужных кнопок. Все в онлайн-кабинете должно быть комфортным;
• возможности использования формы записи без собственного сайта. Ряд компаний, например, предлагает бесплатно разработать одностраничный сайт-визитку. Рассмотри предложения с этой точки зрения, если своего сайта у тебя нет;
• тестового периода. В отличие от бесплатного тарифа с минимумом возможностей, который имеется на многих ресурсах, тестовый период помогает оценить все функции. Тестовый период может быть от 3 дней до одного месяца. В этом случае – лучше больше;
• интеграций. Чем больше интеграций есть у сервиса, тем лучше – при грамотной настройке все рутинную и отнимающую время работу можно будет автоматизировать. Хорошо, если есть интеграция с социальными сетями, мессенджерами, сайтами. Не помещает связь с картами, приложениям Google – календарь, диск. Если система является автономной и не имеет никаких дополнительных возможностей типа журнала, списка клиентов, расписания, важна интеграция с CRM;
• наличия мобильного приложения. Многие разработчики предлагают приложения для записи в комплекте с оплатой тарифа – обрати на них внимание. Некоторые предоставляют разработку приложения под конкретно твой бизнес за отдельную плату.

Обзор систем онлайн-записи

Yclient

Yclient это CRM-система с функцией онлайн-записи. Форму можно разместить на сайте, а также практически на всех внешних ресурсах. Оформление понятное, полностью адаптированное для работы в сфере услуг.

• мессенджеры – WatsApp, Viber, Skype, Telegram;
• социальные сети – Вконтакте, Instaram;
• карты – 2ГИС, для салонов красоты дополнительно Google-карты;
• мобильное приложение – есть.

Форма настраивается – изменяется цвет, добавляется изображения, дополняется или сокращается число полей для заполнения.

Из недостатков – нет бесплатного тарифа, только пробный период 7 дней. Цены от 666 и до 3000 руб. за месяц. Стоимость указана за 1 филиал, то есть, при подключении 3 салонов сети на дорогой тариф, ежемесячная плата будет составлять 9000 руб.

Get in Line

Данная система подойдет для косметологий, салонов красоты, медицинских центров, тату-салонов. Использовать его можно без сайта, размещая кнопку онлайн-записи в социальных сетях или на картах. Система включает также простую CRM для ведения базы клиентов, расчета зарплаты.

Тестовый период короткий – 3 дня и нет бесплатного тарифа.

Платные пакеты от 490 до 990 руб. за месяц.

ЗаписьОнлайн

Ресурс одинаково хорош и для салонов красоты, и для медицинских клиник, и для автосервисов. Функционал уже, чем в первых двух примерах, но для онлайн-записи его достаточно.

В настройках есть ссылка только для Инстаграм, но она работает и при вставке на сайт. Не понятно, почему в личном кабинете не прописано, для каких внешних ресурсов подойдет код.

Из достоинств – запрос кода подтверждения записи.

Недостатки – нет бесплатного тарифа и пробного периода, только демо-версия. Стоимость в месяц – 1990 рублей, что в целом дороговато для такой простой системы онлайн-записи.

Dikidi Business

Система онлайн записи с широким списком возможностей. Есть полноценный бесплатный тариф, который может использоваться на постоянной основе. По желанию, дополнительно оплачиваются модули, например, брендированное мобильное приложение, СМС-напоминания, массовые рассылки.

Бесплатные функции:

Цена на дополнительные модули разная – например, отправка SMS – 2,00 руб. за сообщение, а массовая рассылка – 20 коп., за сообщение.

А еще, у Dikidi есть собственный каталог, где размещаются контакты салонов и мастеров с возможностью онлайн-записи. То есть платформа является не только разработчиком формы записи, но и агрегатором салонов красоты. Агрегатор – это сайт или любой другой ресурс, который собирает и группирует объекты по определенному принципу.

Стоимость размещения салона в каталоге – 1800 руб. за месяц.

Когда будешь выбирать систему для онлайн-записи, обрати также внимание на:

• Gbooking. Из отличительных особенностей, есть мобильное приложение, а также сервис «Жалобы» для получения от клиентов обратной связи. Цены на использование от 1200 до 3900 руб. за месяц.
• Hesus. Крайне простой и доступный модуль для онлайн-записи. Нет ничего лишнего – форма, журнал, прием оплаты. Разметить кнопку записи можно Вконтакте, на Фейсбук или на сайте. Цены – от 750 до 1150 руб. в месяц;
• SimplyBook. Модуль, разработанный исключительно для работы с записью онлайн. Все дополнения имеют непосредственное отношение к этой процедуре – уведомления и напоминания, отмена брони, подключение сети салонов. Есть бесплатный тариф и платные от 9,99 до 59,90$. По курсу – от 630 до 3 800 руб. за месяц;
• Sonline. Это сервис подробно рассмотрели на примере выше, и он заслуживает внимания – удобный, понятный, функциональный.

Вопросы

Можно ли подключить к одной форме несколько салонов?

Можно, но для этого у разработчика системы должна быть такая функция. В рассмотренной в примере Sonline, например, можно создать группу салонов и тогда во время записи клиенту будет предложен сначала выбор конкретного салона по адресу, затем выбор услуги и выбор мастера. Подобная функция есть также у Rubitime, SimplyBook.

Есть ли бесплатные системы записи?

Как правило, каждый разработчик предлагает бесплатный тариф, однако его функционал ограничен несколькими стандартными функциями. Эти пакеты подходят больше для ознакомления с системой, интерфейсом. Бесплатные тарифные планы есть у SimplyBook, Dikidi-онлайн.

Для салонов красоты используются какие-то специальные системы онлайн записи или подойдут все?

Официального разделения систем онлайн-записи по сферам нет, но какие-то из них более адаптированы для салонного бизнеса, какие-то менее. В некоторых онлайн-системах, в той же рассмотренной выше Sonlline, можно выбрать категории и, исходя из нее, будет представлен перечень услуг, время процедуры, названия профессий. Проще работать именно с такими системами – нужная информация уже есть в базе и ее не нужно вносить вручную.