Онлайн касса — все о выборе и применении

Начиная с 2018 года, все организации начали переход на онлайн-кассы. Перемены коснулись, в том числе, и индустрию красоты – салоны и мастеров. Разбираемся, кто уже должен был перейти на онлайн-кассу, где ее купить и как зарегистрировать.

Кому нужна онлайн-касса

Если говорить исключительно о сфере оказания бытовых услуг, то салоны красоты должны были перейти на онлайн-кассы еще в 2019 году. При этом повременить с приобретением и регистрацией онлайн-кассы могут мастера-одиночки с оформленным ИП и без сотрудников. Отсрочка действует до 1 июля 2021 года.

Онлайн-касса нужна:

• салонам красоты, оформленным, как юридическое лицо вне зависимости от штата сотрудников, вида услуг и продаваемых товаров;
• индивидуальным предпринимателям, в штате которых есть хотя бы 1 сотрудник;
• индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги собственными руками, но продающим при этом товары – косметику, шампуни и прочее.

Все эти правила и исключения прописаны в Федеральном законе №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003. С момента введения документа в него было внесено множество правок, поэтому всегда смотри документ в актуальной редакции.

Чтобы узнать, нужна ли онлайн-касса в твоем конкретном случае, пройди специальный тест на сайте ФНС России. Ссылка — kkt-online.nalog.ru.

На странице выбери «Нужна ли мне касса? Пройти тест». Вопросов немного – около 10 штук. Результаты показываются сразу после прохождения.

Алгоритм работы онлайн-кассы

Алгоритм работы:

1. Кассир получает от покупателя деньги и вносит данные в систему;
2. Касса печатает чек;
3. В момент выдачи чека, система фиксирует совершенную сделку и передает данные ОФД;
4. ОФД подтверждает, что чек получен и передает информацию в налоговый орган;
5. Покупателю присылается электронный вариант чека.

Дополнительно новые онлайн-кассы печатают на чеке кьюар-код — QR. При считывании кода специальным приложением на смартфоне, клиент может в любое время получить полноценный электронный чек.

Выбираем онлайн-кассу

Первое, что нужно проверить при выборе аппарата – внесен ли он в «Реестр контрольно-кассовой техники» на сайте ФНС. Налоговая служба принимает только официально зарегистрированные онлайн-кассы, внесенные в этот реестр.

На момент написания статьи, в реестр было внесено 180 моделей, разрешенных к использованию. Посмотреть реестр ККТ можно в файле формата эксель с сайта ФНС по этой ссылке.

Виды онлайн-касс

• автономные кнопочные. Привычные для многих кассы с фискальным накопителем и возможностью интернет-соединения для передачи данных в ФНС. Работают не очень «шустро», зато стоят недорого. Не требуют никакого дополнительного оборудования – просто включаются в розетку. Информация на таких кассах вводится на встроенной клавиатуре;
• фискальный регистратор. Это разновидность онлайн-касс, которые работают только при подключении к компьютеру. Информация об операции на фискальном регистраторе не отображается – ввести, изменить и посмотреть информацию о сделке можно только на экране компьютера;
• смарт-терминал – еще одна разновидность касс, но более современная и продуманная. Устройство выглядит как планшет, но с утолщением задней стенки. Информация вводится на сенсоре. К смарт-терминалу можно подключить дополнительно оборудование – сканер бонусных карт, весы, сканер штрих-кодов.

Критерии отбора:

• скорость печати чеков. Скорость измеряется миллиметрами в секунду. Начинается от 50 мм/ сек.;
• фискальный накопитель. Это защищенный от любых сторонних изменений чип, отражающий все сделки по кассовому аппарату и передающий их сначала ОФД, а затем в налоговую. Без него оператор не будет получать информацию об операциях, а значит, фискальный накопитель – обязателен. Купить его можно и отдельно, если комплектация онлайн-кассы не предусматривает его наличие – стоимость от 4 500 до 15 000 рублей. Обрати внимание на срок службы фискального накопителя – он может быть от 13 до 36 месяцев, и обязательно проверь его в реестре на сайте налоговой — www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestr_fiscal/;
• эквайринг – возможность принимать оплаты по карте. Для этих целей можно приобрести отдельный терминал, но зачем – если можно сразу купить онлайн-кассу с встроенной функцией;
• максимальное количество чеков. Каждый аппарат имеет рекомендуемый максимум по печати чеков. Выбирать тут следует исходя из проходимости – если у тебя небольшой салон, то переплачивать за большое количество незачем, а для крупных заведений – лучше сразу купить мощный аппарат. Этот показатель определяется производителями в км. Например, простая онлайн-касса Меркурий 115 Ф имеет максимальный предел в 50 км – это примерно 500 тысяч чеков, а Эвотор-5 ровно в два раза больше – 1 млн. чеков;
• функция автоотреза чека – чек выбивается сразу с перфорацией по линии отрыва;
• порт подключения. Для подключения онлайн-кассы к компьютеру лучше выбирать устройства с USB-портом. Другие вариации совместимы не со всеми компьютерами;
• формат – стационарный или мобильный. Тут все зависит от специфики работы – в салонах красоты, оказывающих услуги только в стенах заведения, лучше вбирать стационарную модель. Портативная подойдет для мастеров, выезжающих на дом.

Онлайн-кассу не обязательно покупать – многие компании предлагают устройство в аренду. Среди поставщиков есть банковские организации – Тинькоф, Сбербанк, а также разработчики программного обеспечения, как СКБ-Контур. Стоимость за месяц использования начинается от 1700 руб. При этом, арендованная касса, как и покупная должна входить в реестр разрешенных к использованию моделей.

Фискальный накопитель

Если комплектация онлайн-кассы не включает фискальный накопитель, его нужно купить отдельно. Как уже говорилось, цена начинается от 4 500 рублей и зависит от максимального срока его службы и производителя.

По сроку службы выделяется три разновидности накопителей:

• 13;
• 15;
• 36 месяцев.

Например, накопитель фирмы «Ивента» со сроком службы 36 месяцев не работает с организациями на ОСН — общей системе налогообложения, а чип фирмы «РИК» отработает для ОСН 1110 дней.

Для салонов красоты на ОСН ограничений по срокам службы нет, поэтому использовать можно любой. Объем памяти у 13 и 36-месячного накопителя примерно одинаковый, поэтому не стоит рассчитывать на экономию в этом вопросе. Как раз по этому, фискальный накопитель на 36 месяцев может прослужить только 12, если в твоем салоне большая проходимость и за смену пробивается больше 200 чеков.

Получается, что ты переплатишь за больший срок службы, однако по факту будешь пользоваться накопителем те же 12-15 месяцев. Предпринимателям рекомендуется использовать минимальный по сроку службы накопитель, если иное не прописано в ФЗ №54.

При УСН, ЕНВД, ЕСХН и ПСН в сфере бытовых услуг, закон обязывает устанавливать накопитель не менее чем с 36 месяцами службы.

Периодически фискальный накопитель приходится менять. Происходит это в нескольких случаях:

• при смене системы налогообложения;
• изменение собственника онлайн-кассы;
• истечение срока действия;
• переполнении памяти, даже при открытом сроке действия.

Узнать, о необходимости замены накопителя просто – онлайн-касса сама сообщит о скором окончании срока, выходе из строя или заполнении памяти. Поменять накопитель можно самостоятельно – никаких запретов для этого нет, однако лучше доверить это дело профессионалом, чтобы не повредить чип и саму кассу.

Заменой занимаются иногда представители производителей, а если постгарантийное обслуживание не предусмотрено – сервисные центры.

Регистрация онлайн-кассы с электронной подписью

Порядок регистрации подробно описан в том же Федеральном законе №54-ФЗ ст. 4.2.

Для регистрации нужно:

1. Приобрести или арендовать кассовый аппарат, внесенный в Реестр ФНС;
2. Заключить договор с ОФД;
3. Оформить электронную подпись — ЭЦП. Для ИП – усиленная, для ЮЛ – квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи.

С покупкой кассы все понятно – проанализируй характеристики, проверь внесение в реестр ФНС и оплати прибор. Остановимся подробно на остальных пунктах.

Договор с оператором фискальных данных

Список ОФД устанавливается федеральной налоговой службой. Перечень постепенно расширяется – изначально было всего 5 ОФД, теперь 21.

1. «Энергетические системы и коммуникации» www.1-ofd.ru
2. «Такском» www.taxcom.ru
3. «Эвотор ОФД» www.platformaofd.ru
4. «Ярус» www.ofd-ya.ru
5. «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии» www.ofd.ru
6. «Яндекс.ОФД» ofd.yandex.ru
7. «Электронный экспресс» garantexpress.ru
8. «КАЛУГА АСТРАЛ» ofd.astralnalog.ru
9. «Компания «Тензор» sbis.ru
10. «КОРУС Консалтинг СНГ» esphere.ru
11. «Производственная фирма «СКБ Контур» kontur.ru
12. «Тандер» ofd-magnit.ru
13. Удостоверяющий центр «ИнитПро» ofd-initpro.ru
14. «ГРУППА ЭЛЕМЕНТ» e-ofd.ru
15. «Энвижн Груп» ofd.nvg.ru
16. «Вымпел-Коммуникации» ofd.beeline.ru
17. «МультиКарта» multicarta.ru
18. «Дримкас» dreamkas.ru
19. «Контур НТТ» konturntt.ru
20. «Оператор фискальных данных «Онлайн» ofd-online.ru
21. «Информационный центр» ofd.informcenter.ru

Услуги оператора фискальных данных являются платными. Цена около 3000 руб. за год обслуживания 1 аппарата.

Получение электронной подписи

Получить электронную подпись можно после обращения в один из лицензированных удостоверяющих центров. Посмотреть список аккредитованных центров можно по ссылке — digital.gov.ru/ru/activity/govservices/2/.

В удостоверяющий центр предоставь:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ОГРН или ОГРНИП;
• Выписку из ЕГРЮЛ.

Также зарегистрировать электронную подпись для ИП или ЮЛ можно на сайте ФНС.

Теперь можно регистрировать кассу. Варианта два:

• при личном визите в ФНС по месту нахождения;
• онлайн через личный кабинет.

Регистрация онлайн:

1. В личном кабинете предпринимателя или юридического лица выбери «Зарегистрировать ККТ»;
2. Заполни все поля заявления и закрепи его электронной подписью;
3. Полученный после отправки заявления регистрационный номер введи в ККТ. Порядок введения номера в кассовый аппарат прописан в инструкции к нему и отличается в зависимости от конкретной модели. Этот процесс называется фискализацией.
   Фискализация – это внесение в ККТ регистрационного кода для формирования отчета о регистрации.
4. Напечатанный отчет необходимо отправить в налоговый орган до конца следующего рабочего дня.

Регистрация онлайн-кассы без ЭЦП

Регистрация кассы без электронной подписи разрешена, однако не все налоговые инспекторы соглашаются на процедуру «по старинке». Дело в том, что такая форма регистрации действует в неофициальном режиме и еще не утверждена Правительством.

Кроме того, электронная подпись нужна для подписания договора с ОФД. На встречу идут далеко не все операторы — многие не подписывают договоры в бумажном виде.

Если ты все же решила испытать удачу, для визита в налоговый орган приготовь:

• паспорт кассового аппарата и фискального накопителя;
• договор с оператором;
• заявление по форме ФНС – есть на сайте налоговой.

После принятия документов в налоговой, налогоплательщику выдается регистрационный номер кассового аппарата, который необходимо фискализировать. Процесс фискализации зависит от модели аппарата и описывается в инструкции к нему. Полученный после фискализации отчет необходимо передать налоговому инспектору не позднее, чем на следующий рабочий день.

После получения отчета, налоговая служба сформирует карточку аппарата. Срок изготовления зависит от налогового органа и может достигать 5 рабочих дней.

Штрафы

• онлайн-касса не соответствует требованиям закона, то есть, не внесена в реестр разрешенных к использованию аппаратов. Первая фиксация проступка наказывается предупреждением, начиная со второй – штрафом от 1 500 до 10 000 руб. в зависимости от правовой формы;
• отсутствие ККТ в организациях, не вошедших в список исключений или отсрочек. Юридические лица штрафуются на сумму, равную 75-100% прибыли, полученной за период работы без онлайн-кассы. Должностные лица расстанутся с 25-50% от полученного организацией дохода. Установлен также минимальный порог штрафов для ЮЛ и должностных лиц — 30 000 и 10 000 руб. соответственно.

Подключение эквайринга и работа через посредников

Купить кассу с функцией эквайринга мало – необходимо заключить договор с эквайером. Эквайер – это банк, контролирующий операции по карте клиента и их поступление на расчетный счет.

Для подключения эквайринга необходимо:

1. Купить онлайн-кассу с функцией эквайринга или докупить дополнительный терминал. Его стоимость — от 8 до 40 тысяч руб.;
2. Заключить договор с ОФД;
3. Зарегистрировать кассу в налоговой;
4. Подписать договор с банком-эквайером;
5. Если терминал приобретается отдельно от онлайн-кассы – подключить его.

Эквайерами выступают практически все крупные банки. Отличие заключается во взимаемой за обслуживание комиссии. За проведение операций эквайер взимает до 3% от суммы покупки.

Некоторые банки предлагают своим партнерам пакеты – подключение эквайринга + онлайн-касса или онлайн-касса с функцией эквайринга и договором с ОФД.

Например, Тинькофф-банк предлагает:

• эквайринг с комиссией от 1,5% от суммы чека;
• перечисление денег на твой расчетный счет в течение 1 дня;
• бесплатная аренда терминала для приема безналичных платежей на весь срок действия договора.

Компания СКБ-Контур предлагает:

• мобильную кассу с функцией эквайринга;
• кассовую программу для установки на компьютер;
• договор с их собственным ОФД, внесенным в государственный реестр операторов;
• регистрацию ККТ в налоговой.

Стоимость пакета – от 25 500 руб.

Распространенные вопросы

В нашем салоне есть кассовый аппарат старого формата – что с ним делать?

Просто выкинуть ККТ не получится – аппарат стоит на учете в налоговом органе. Прежде чем заменить устройство, старое нужно снять с учета. Делается это по обращению с письменным заявлением в налоговый орган.

Как налоговая узнает, что я работаю без онлайн-кассы?

При первой же проверке нарушение будет выявлено. Кроме того, налоговики могут приехать раньше, например, среагировать на жалобу клиента о невыдаче чека или заявление конкурентов. Также, на любой смартфон можно установить специальное приложение «Проверка чека» и узнать, отправлялись ли данные по нему в ФНС.

В какую сумму обойдется покупка, подключение и постановка онлайн-кассы на учет?

Сумма зависит от выбранной модели онлайн-кассы и оператора фискальных данных. Арендованная обойдется примерно в 23 400 руб. в год, если ежемесячный платеж будет 1 700 руб., а взнос оператору 3 000 руб. в год. При покупке – простая касса – 5 000 р., фискальный накопитель – 5 000 руб., итого – 10 000 руб. + годовое обслуживание оператора 3 000. Модели современнее, с эквайрингом и возможностью подключения к ней сканера штрих-кодов или другого периферийного устройства стоят от 10 000 руб. без учета стоимости фискального накопителя.

Положена ли компенсация за покупку или замену кассового аппарата?

Налоговый вычет за переход на онлайн-кассу можно получить при установке устройства до 1 июля 2020 года, однако получить компенсацию смогут только те ИП, которые находятся на ПСН или ЕНВД. Для юридических лиц вычет не предусмотрен. Максимальная сумма выплаты за 1 кассовый аппарат – 18 000 руб. Вычет производится из налога, уплачиваемого предпринимателем в ближайший период. Для получения вычета нужно внести данные о затратах на ККТ в декларацию.

Связана ли онлайн-касса с расчетным счетом в банке?

Связь расчетного счета с онлайн-кассой прослеживается только в том случае, если ты принимаешь оплату не только наличными, но и картой — полученные безналичные средства будут перечисляться на расчетный счет. Если предусмотрена оплата только наличными – расчетный счет никак не связан с кассовым аппаратом.

Что делать с фискальным накопителем, после истечения его срока службы?

Фискальный накопитель, отработавший положенный срок хранится организацией в течение 5 лет. В этот период чип могут в любое время запросить сотрудники налогового органа для проверки.